KI im HR-Alltag

Musterlösung

## HR Generalist:in (80–100 %) — Muster Treuhand AG, Zürich

**Annahme:** fiktive KMU-Treuhand mit 40 Mitarbeitenden.

### Ihre Aufgaben
1. Recruiting von Ausschreibung bis Vertragsangebot begleiten
2. Onboarding und Austritte administrativ steuern
3. Personalstammdaten und Zeugnisse pflegen
4. HR-Kennzahlen monatlich für die GL aufbereiten
5. Mitarbeitende zu Abwesenheiten und Benefits beraten
6. Interne Richtlinien (nDSG, KI-Nutzung) verständlich kommunizieren

### Was Sie mitbringen
- Ausbildung oder Erfahrung in HR / Personalwesen
- Sichere Deutschkenntnisse (Sie-Form in Texten)
- Strukturiertes Arbeiten und Diskretion
- Interesse an KI-Tools als Entwurfshilfe — Entscheidungen treffen Sie selbst
- MS Office / gängige HR-Systeme (Annahme: Personio oder vergleichbar)

### Bewerbung
Wir freuen uns über Bewerbungen **ohne Foto und ohne Geburtsdatum**.
Senden Sie Lebenslauf und kurzes Motivationsschreiben an hr@muster-treuhand.example (fiktiv).

*Dies ist eine Übungs-Musterlösung — keine echte Ausschreibung.*

Musterlösung

### Faire Screening-Checkliste — HR Generalist:in

**Muss (jobrelevant)**
1. Nachweisbare HR-Erfahrung oder passende Ausbildung
2. Deutsch schriftlich für behördliche und interne Texte
3. Bereitschaft 80–100 % (laut Ausschreibung)
4. Diskretion / Umgang mit Personendaten verstanden
5. Grundverständnis nDSG (Selbstauskunft reicht in Stufe 1)

**Kann**
6. Erfahrung mit Recruiting-Tools
7. Erfahrung mit KI als Entwurfshilfe (mit menschlicher Prüfung)
8. Französisch oder Englisch als Plus

**Verboten beim Screening**
- Alter, Geburtsdatum, Foto-«Optik»
- Herkunft, Name-Stereotypen, Familienstand, Kinderwunsch
- Gesundheit, Behinderung ohne Bezug zur konkreten Tätigkeit
- Private Social-Media-Urteile ohne Jobbezug

**KI-Prüfung vor Absage**
1. Nur anonymisierte, freigegebene Textbausteine in öffentliche Tools
2. Absagetext selbst lesen: höflich, sachlich, keine verbotenen Gründe
3. Entscheidung und Begründung dokumentieren (Mensch entscheidet)

*Übungs-Musterlösung — kein Rechtsrat.*

Musterlösung

| Woche | Ziel | Aktivität | Rolle | Erfolgskriterium |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Orientierung | Willkommen, Org-Chart, Büro-/Remote-Regeln | HR-Leitung | Person kennt Team und Ansprechpartner |
| 1 | Tools | Lesezugriff HR-System + Kalender (offen: IT-Ticket) | IT + HR-Leitung | Login funktioniert; keine Passwörter im Chat |
| 2 | Prozesse | Recruiting- und Onboarding-Checklisten lesen | HR-Leitung | Kann 5 Kernschritte erklären |
| 2 | Compliance | nDSG + KI-Nutzungsmerkhilfe (intern) | Compliance / HR | Quiz intern 100 % oder Review-Gespräch |
| 3 | Mitmachen | Eine Stellenanzeige mitentwerfen (fiktiv/intern) | HR-Generalist:in + Review | Entwurf freigegeben nach Review |
| 4 | Eigenständig | Erste eigene Aufgabe: Onboarding-Tag 1 für Eintritt X vorbereiten | HR-Generalist:in | Checkliste vollständig, ohne Personendaten in KI-Tools |

*Übungs-Musterlösung — Annahmen fiktiv.*

Musterlösung

### Mitarbeitergespräch — 45 Min. (fiktiv)

**1) Rahmen (5 Min.)**
- Zweck: Rückblick, Ziele, Entwicklung — keine Überraschungsbewertung
- Vertraulichkeit und Notizen erklären

**2) Leitfragen**
1. Welche Ergebnisse der letzten Periode machen Sie besonders zufrieden? → Evidenz, Eigenanteil
2. Wo stockten Abläufe — und was würde helfen? → Ursachen, Unterstützung
3. Wie erleben Sie die Zusammenarbeit mit Fachbereichen? → Beispiele, Konfliktklarheit
4. Welche Kompetenz wollen Sie als Nächstes stärken? → konkreter Lernplan
5. Wie nutzen Sie KI-Entwürfe heute — und wo prüfen Sie selbst? → Datenschutz, Verantwortung
6. Was brauchen Sie von mir als Führungskraft in den nächsten 90 Tagen? → Zusagen

**3) Abschluss**
- 2–3 schriftliche Vereinbarungen (Ziel, Termin, Erfolgskriterium)
- Follow-up in 6–8 Wochen

*Übungs-Musterlösung — keine echte Person.*

Musterlösung

Dies ist keine Rechtsberatung.

### Darf / darf nicht (öffentliche KI-Tools)

| Darf (mit Vorsicht) | Darf nicht |
|---|---|
| Anonymisierte Stellenaufgaben ohne Namen | Lebenslauf mit Klarname, Adresse, Foto |
| Allgemeine Formulierungsentwürfe | AHV-Nummer, Ausweisnummern |
| Interne Merkhilfe zur KI-Policy (ohne Fälle) | Gesundheits- oder Absenzdetails |
| Fiktive Beispiele klar als «Annahme:» | Lohnlisten und Bonusdaten |
| Checklisten ohne Personenbezug | Bewerber-E-Mails und Referenznotizen |

### 4-Schritte-Check vor jedem Prompt
1. Brauche ich wirklich ein öffentliches Tool — oder reicht ein freigegebenes?
2. Sind alle Personenbezüge entfernt oder fiktivisiert?
3. Würde ich denselben Text einem Fremden zeigen?
4. Prüfe und verantworte ich das Ergebnis selbst, bevor es weitergeht?

*Übungs-Musterlösung — nDSG-Verantwortung bleibt bei Ihnen.*